Mein Online-Shop schickt mir keine Bestellungen mehr?

Du hast einen Online-Shop – einen Easy Blumen-Shop von floristweb zum Beispiel – und Kunden bestellen bei Dir. Du bekommst die Bestellungen alle per Mail. Aber eine bestimmte Bestellung ist nicht bei Dir angekommen oder seit einiger Zeit kommen diese Bestell-Mails nicht zuverlässig bei Dir an. Dann ist es wahrscheinlich Zeit für ein Update Deiner Mail-Einstellungen.

Warum sendet meine Webseite mir diese Mails nicht?

Meistens ist es gar nicht so, dass deine Webseite die Mails nicht versendet, sondern das Problem liegt woanders: Die Mail kommt einfach nicht bei Dir an. Der häufigste Grund: Sie ist im Spamfilter hängengeblieben.

Welcher Spamfilter?

Spamfilter gibt es auf mehreren Ebenen, je nachdem, wie Dein Postfach konfiguriert ist. Eine häufige Konstellation ist so:

• Spamfilter-Ebene 1: Server.
  • Auf dem Server, auf dem Dein Postfach liegt (also zum Beispiel der floristweb-Server, auf dem auch Deine Webseite läuft), ist ein Spamfilter eingebaut. Das ist notwendig, um die Zuverlässigkeit und ständige Erreichbarkeit des Servers zu sichern und seine Leistung zu schützen. Mails, die hier bereits „hängenbleiben“, sind in aller Regel tatsächlich echter Spam und sollten Dich nicht beunruhigen.
• Spamfilter-Ebene 2: Postfach.
  • Mails, die dann in deinem Postfach ankommen, werden direkt in Deinem Postfach nochmal geprüft. Wenn eine Mail hier als Spam markiert wird, kannst Du sie wiederfinden, indem Du Dich in Dein Postfach direkt einloggst und dort im Spamordner nachsiehst. Wenn Du hier öfters Mails findest, die kein Spam sind, dann sag Deinem Postfach-Betreuer Bescheid. Wir stellen den Spamfilter dann etwas weniger scharf ein.
• Spamfilter-Ebene 3: Externes Postfach bei Weiterleitung.
  • Manche unserer Kunden nutzen ein externes Postfach wie WEB.DE oder t-online.de auch für ihre geschäftlichen Mails. Wenn Deine Mails an ein solches Postfach weitergeleitet werden, dann gibt es natürlich dort nochmal einen Spamfilter. Sieh auch dort im Spamordner nach, ob Du die verloren geglaubte Mail findest.
• Spamfilter-Ebene 4: Computer / Mailprogramm.
  • Benutzt Du ein Mailprogramm, das Deine Mails in Deinem Postfach abholt – wie zum Beispiel Outlook, Thunderbird, Spark usw. – dann hat auch dieses Mailprogramm nochmal einen Spamfilter. Du kannst also auch in Deinem Mailprogramm direkt im Spamordner nachsehen, ob Deine Mail wieder auftaucht.

Hast Du nun Deine Mail immer noch nicht gefunden, kannst Du uns gern um Hilfe bitten.

Warum hängt die Mail im Spamordner?

Die Gründe, warum eine Mail im Spamfilter hängenbleibt (also im Spam-Ordner landet), werden ständig mehr, und die Technik entwickelt sich parallel ständig weiter. Darum ist es sinnvoll, von Zeit zu Zeit die Konfiguration auf dem Server komplett zu erneuern und die derzeit neuesten Einstellungen zu setzen. Ein paar Beispiele für die Anforderungen, die eine versendete Mail erfüllen muss, um sicher im Posteingang zu landen und nicht im Spamordner:

• korrekte DNS-Einträge: SPF-Record, DKIM, DMARC usw. müssen so gesetzt sein, dass nur die gewünschten Adressen Mails über Deinen Server versenden können.
• Deine Mailkommunikation sollte verschlüsselt sein
• Mails, die HTML enthalten (also formatierte Teile wie Farben, Bilder usw), müssen als Multipart gesendet werden
• Die Absender- und die Empfänger-Adresse dürfen nicht gleich sein
• Der Teil nach dem @-Zeichen in der Absender-Adresse sollte mit der Website-Adresse übereinstimmen
• usw. usf.

Was mache ich, wenn meine Mails im Spam landen?

Wenn Du floristweb Kunde/in bist, gib uns auf jeden Fall Bescheid, wenn Dir auffällt, dass Mails, die Deine Webseite versendet, nicht zuverlässig im Posteingang landen. Wir bringen gern Deine Konfiguration auf den neuesten Stand. Dann hast Du wieder eine Zeitlang Ruhe 🙂

Für die Zwischenzeit rate ich Dir, alle Mails von Deinen Zahlungsdienstleistern (PayPal, Stripe usw.) mit dem Betreff „Zahlung erhalten“ (oder so ähnlich) direkt als Auftrag zu betrachten und dann im Spam-Ordner und überall nachzusehen, ob Du nicht doch die Mail dazu findest. Es gibt auch immer die Möglichkeit, Dich in Deiner Webseite einzuloggen und dort die Bestellungen direkt anzuschauen.